Guía paso a paso para adaptar tu empresa al Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial y garantizar el cumplimiento legal.
Contexto
En abril de 2021, la Comisión Europea publicó su propuesta de Reglamento para regular el desarrollo y el uso de la inteligencia artificial. Tras un procedimiento legislativo de más de tres años, el 12 de julio de 2024 se publicó en el Diario Oficial de la Unión Europea la versión definitiva del Reglamento (UE) 2024/1689 por el que se establecen normas armonizadas en materia de inteligencia artificial (AI Act).
El Reglamento de inteligencia artificial busca asegurar que los sistemas de inteligencia artificial en la Unión Europea sean seguros, fiables y respeten los derechos de las personas. Con ese fin, se establece reglas comunes para su desarrollo y uso, protegiendo la salud, la seguridad y los derechos fundamentales. El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el Reglamento puede acarrear multas de hasta 35.000.000 euros o, si el infractor es una empresa, de hasta el 7% de su volumen de negocios mundial total correspondiente al ejercicio financiero anterior, si esta cuantía fuese superior.
Empresas y organizaciones afectadas
- Proveedores, establecidos y no establecidos en la UE, que ofrezcan sistemas de IA o modelos de IA de uso general en la Unión Europea.
- Empresas establecidas en la UE, que utilicen sistemas de IA en sus procesos internos o de cara al cliente.
- Importadores y distribuidores de sistemas de IA en la UE.
- Fabricantes de productos que incluyan sistemas de IA y que se introduzcan en el mercado de la UE.
Calendario de cumplimiento
El Reglamento de inteligencia artificial está en vigor desde el 1 de agosto de 2024. Sin embargo, sus obligaciones no serán exigibles hasta pasados unos meses.
Debe tenerse en cuenta que, tratándose de un Reglamento de la UE, su aplicación a los Estados Miembros de la UE es directa. Eso significa que no hace falta que cada Estado Miembro desarrolle una norma nacional para que el Reglamento sea exigible a las empresas que queden dentro de su ámbito de aplicación.
- Usos de sistemas de IA prohibidos: las prohibiciones serán efectivas en todos los Estados miembros a partir del 2 de febrero de 2025.
- Obligaciones relativas a los modelos de IA de uso general: estas obligaciones serán exigibles en todos los Estados miembros a partir del 2 de agosto de 2025.
- Obligaciones relativas a los sistemas de IA de alto riesgo, obligaciones de transparencia y medidas de apoyo a la innovación: estas obligaciones y medidas serán exigibles en todos los Estados miembros a partir del 2 de agosto de 2026.
- Obligaciones relativas a los sistemas de IA destinados a ser utilizados como componentes de seguridad de determinados productos (enumerados en el Anexo I del Reglamento de inteligencia artificial), o cuando el sistema de IA sea dicho producto por si mismo: estas obligaciones serán exigibles en todos los Estados miembros a partir del 2 de agosto de 2027.
Cómo prepararse para cumplir con el Reglamento de inteligencia artificial y evitar sanciones
Si eres una de las empresas afectadas por esta nueva norma, debes tener en cuenta que el incumplimiento del Reglamento de inteligencia artificial puede acarrear multas de hasta 35.000.000 euros o, si el infractor es una empresa, de hasta el 7% de su volumen de negocios mundial total correspondiente al ejercicio financiero anterior, si esta cuantía fuese superior. Para evitar que eso ocurra, deberás llevar a cabo un proyecto de adecuación para cumplir con el Reglamento de inteligencia artificial.
Es crucial no esperar hasta el último momento para iniciar el proyecto de adecuación. El Reglamento de inteligencia artificial establece obligaciones que implican revisiones profundas, incluyendo la creación o modificación de diferentes políticas y procesos internos, así como la identificación y gestión de nuevos riesgos.
Paso a paso para adaptar tu empresa al Reglamento de Inteligencia Artificial
Adaptar tu empresa al Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial es un proceso que requiere de una planificación cuidadosa y un enfoque metódico. Para ayudarte a navegar por este camino, te presentamos una guía paso a paso que te permitirá cumplir con las exigencias legales y evitar las sanciones que podrían afectar gravemente a tu negocio.
1. Evaluación inicial del impacto
El primer paso crucial es realizar una evaluación inicial del impacto del Reglamento en tu empresa. Esto implica identificar todos los sistemas de IA que utilizas, desde los desarrollados internamente hasta aquellos que has adquirido de terceros. Una vez identificados, deberás clasificar estos sistemas según el nivel de riesgo que representan bajo el Reglamento. Es fundamental que determines si alguno de ellos se considera de «alto riesgo», ya que esto conllevará una serie de obligaciones más estrictas que deberás cumplir. Con esta información en mano, un análisis de brechas será necesario para identificar los puntos en los que tu empresa aún no está alineada con las normativas establecidas.
2. Creación de un plan de adecuación
Una vez que tengas clara la situación de partida, es hora de crear un plan de adecuación. Este plan debe ser exhaustivo y debe incluir objetivos claros que guíen el proceso de adaptación. La clave aquí es no subestimar los recursos necesarios para este proyecto. Es probable que debas asignar tanto recursos humanos como financieros, e incluso considerar la posibilidad de contratar expertos en derecho digital o consultores especializados en compliance para asegurar que el proceso se lleve a cabo de manera efectiva.
3. Implementación de medidas técnicas y organizativas
Con el plan en marcha, el siguiente paso es implementar las medidas técnicas y organizativas necesarias. Esto incluye el desarrollo y la actualización de políticas internas que aseguren que el uso y desarrollo de sistemas de IA en tu empresa cumplan con los requisitos legales. La documentación también juega un papel vital aquí; deberás establecer un sistema que registre todos los procesos relacionados con la IA, desde la evaluación de riesgos hasta las medidas implementadas para mitigarlos.
4. Capacitación y sensibilización
No podemos olvidar la importancia de la capacitación y la sensibilización dentro de tu empresa. Es esencial que todos los empleados, especialmente aquellos que trabajan directamente con IA, reciban formación adecuada sobre las nuevas políticas internas y las obligaciones legales que conlleva el Reglamento. Pero la formación no es un evento único; es necesario mantener una sensibilización continua para asegurar que todo el personal esté consciente de la importancia del cumplimiento y de cómo sus acciones pueden impactar en la empresa.
5. Monitorización y revisión continua
Una vez implementadas estas medidas, la monitorización y revisión continua serán tus mejores aliados. Establecer auditorías internas periódicas te permitirá identificar cualquier incumplimiento o debilidad en tus sistemas antes de que se conviertan en problemas mayores. Además, es vital que mantengas tus procesos y sistemas actualizados, no solo para cumplir con las normativas actuales, sino también para estar preparado ante posibles cambios regulatorios o avances tecnológicos.
6. Comunicación con autoridades y terceros
Por último, la comunicación con las autoridades y con terceros es un aspecto que no debes pasar por alto. Asegúrate de estar preparado para presentar los informes de conformidad necesarios que demuestren que tu empresa cumple con el Reglamento. Además, es importante que mantengas una transparencia continua con tus clientes y usuarios, informándoles de manera clara sobre cómo se utilizan los sistemas de IA, los riesgos asociados y las medidas que has tomado para proteger sus derechos.
El cumplimiento del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial no es solo una obligación legal, sino una oportunidad para que tu empresa se posicione como un líder en innovación responsable. Mantente vigilante ante nuevas normativas y guías que puedan surgir, y sigue fomentando una cultura de innovación ética en el desarrollo y uso de tus sistemas de IA. Con estos pasos, no solo evitarás sanciones, sino que también fortalecerás la confianza en tu marca y en los servicios que ofreces.
En Hera Corporate, entendemos que la adaptación al Reglamento de inteligencia artificial puede ser un desafío complejo para cualquier empresa. Por eso, ofrecemos un servicio integral de cumplimiento normativo, diseñado para guiarte en cada paso del proceso de adecuación. Desde Hera Corporate te ayudaremos a identificar los riesgos, desarrollar las políticas internas necesarias y asegurar que todos tus sistemas de IA cumplan con la normativa. No solo te acompañamos en la implementación, sino que también te proporcionamos el soporte continuo para que tu empresa se mantenga al día con los requisitos legales y evolucione en un entorno digital seguro y responsable. ¡Contáctanos!
